لقد نظم المشرع المصري في العديد من القوانين التزام الامساك بالدفاتر القانونية و المالية (الدفتر / الدفاتر) على الكيانات الاعتبارية، و التي تعتبر مصدرًا أساسيًا للبيانات المالية و القانونية للمعاملات التي نفذتها الشركة.
و تعتبر هذه الدفاتر بمثابة سجلات شاملة لكل معاملة مدينة و ائتمانية طوال فترة وجود الشركة. يجب أن تحتفظ الشركة بالدفاتر فعليًا لإدخال جميع البيانات و المعلومات يدويًا بخط اليد.
بالإضافة إلى ذلك، تستخدم الشركات هذه الدفاتر للحصول على فهم شامل لأنشطتها المالية و تغيراتها القانونية طوال مدة الشركة، حيث ان البيانات و المعلومات الموجودة في الدفاتر لها أهمية في إنشاء بيانات الدخل و القوائم المالية و غيرها من البيانات المالية الأساسية و التقارير.
فئات دفاتر الشركات
1- الدفاتر القانونية:
يفرق قانون الشركات المصري رقم 159 لسنة 1981 (قانون الشركات) و لائحته التنفيذية بين ثلاثة أنواع من الدفاتر القانونية التي يتعين على الأشخاص الاعتباريين (أي الشركات) الاحتفاظ بها، و هي كالتالي:
أ) سجل الشركاء:
وفقاً للمادة (117) من قانون الشركات و المادة (275) من لائحته التنفيذية، يجب على الشركات الاحتفاظ بدفتر يتضمن بيانات الشركاء و عدد الحصص المملوكة لكل شريك، بالإضافة إلى توضيح التفاصيل أي نقل أو تغيير ملكية يتم على حصص الشركة، و تاريخ توقيع المتنازل و المتنازل إليه في حالة التصرف بين الأحياء، و توقيع المدير و الشخص الذي تنتقل إليه الحصة في هذه الحالة بوفاة أحد الشركاء. مع ملاحظة أن أي نقل أو تغيير في ملكية الحصص يكون سارياً بين الشركة و الغير بمجرد تسجيله / إثباته في هذا الدفتر. و أعطى المشرع الشركاء و كل ذي مصلحة الحق في الاطلاع على هذا الدفتر خلال أوقات عمل الشركة.
بالإضافة إلى ذلك ألزم المشرع الشركات بإعداد قائمة تحتوي على البيانات الواردة في هذا الدفتر متضمنة أية تغييرات حدثت خلال السنة الماضية لإرسالها سنوياً إلى الجهة الإدارية المختصة في الشهر الأول من كل عام، و يتم نشر هذه البيانات في النشرة الصادرة لهذه الغاية. و يفرض المشرع مسؤولية قانونية على مديري الشركة عن أي ضرر ينشأ عن امساك الدفتر بشكل غير صحيح، أو إعداد القوائم بطريقة معيبة، أو بسبب البيانات غير الصحيحة المسجلة في الدفتر أو القوائم.
ب) دفتر الجمعيات العمومية:
و بما أن الجمعيات العامة هي المختصة بموجب قانون الشركات بالموافقة و التعديل على كافة الأمور العادية و غير العادية التي قد تطرأ على الشركة – كالقوائم المالية و التعديل في النظام الأساسي للشركة – فإنه يصبح من الضروري الاحتفاظ بدفتر شامل يتم فيه تسجيل قرارات جميع جمعيات الشركة.
و عليه، نصت المادة (75) من قانون الشركات على ضرورة تدوين محضر اجتماع الجمعية العامة بعد كل اجتماع بعناية، و اعتماده من الجهات المختصة. و تقع المسؤولية عن دقة البيانات الواردة في الدفتر على الموقعين على محضر الاجتماع، كما يتم إرسال نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية إلى الجهة الإدارية المختصة خلال مدة أقصاها شهر من تاريخ انعقادها.
ج) دفتر اجتماعات مجلس الإدارة:
يظهر هذا النوع من الدفاتر فقط في الشركات المساهمة و ذلك للحفاظ على الشفافية و المسئولية و الامتثال القانوني من جانب أعضاء مجلس إدارة الشركة.
يتم تسجيل كافة المداولات و القرارات و الإجراءات التي تمت خلال اجتماعات مجلس الإدارة في هذا الدفتر، كما يوفر الوضوح بشأن المناقشات الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يعتبر بمثابة نقطة مرجعية للاجتماعات المستقبلية و عمليات التدقيق و الاستفسارات القانونية.
و قد اشترط المشرع بعض المعايير الشكلية التي يجب توافرها في هذا الدفتر، على سبيل المثال اشتراط توقيع رئيس مجلس الإدارة وامين السر.
2- الدفاتر المالية:
وفقًا لقانون التجارة المصري رقم 19 لسنة 2017 هناك نوعان من الدفاتر المالية الرئيسية التي يجب أن يحتفظ بها التاجر، سواء كان التاجر شخصًا طبيعيًا أو شخصًا اعتباريًا، على النحو التالي:
أ) دفتر الجرد:
وفقاً لقانون التجارة، يجب على التاجر تسجيل كافة تفاصيل البضائع المتوفرة في نهاية كل سنة مالية.
كما يجب تسجيل جميع تفاصيل البضائع المملوكة للتاجر، بالإضافة إلى نسخة من الميزانية العمومية و حساب الأرباح و الخسائر الذي يثبت جميع المعاملات و العمليات التي تتم على البضائع؛ و ذلك لإثبات المركز المالي للتاجر أمام الجهات المختصة و/أو الغير.
و يتم تقديم هذا الدفتر إلى مصلحة الضرائب المصرية و ذلك لحصر الضرائب التي تفرض على التاجر.
ب) دفتر اليومية:
تطبيقاً لأحكام المادتين (21) و (22) من قانون التجارة، يستخدم هذا الدفتر لتسجيل جميع المعاملات المالية التي يقوم بها التاجر يومياً، و يتم تسجيل كل معاملة مرتين، مرة في الجانب المدين و مرة في الجانب الدائن.
شروط امساك دفاتر الشركات
وضع المشرع بعض الشروط و المعايير التي يجب توافرها في امساك الدفاتر المطلوبة، مثل أن تكون خالية من كل فراغ أو بياض أو كتابة في الحواشي أو كشط أو تحشير. بالإضافة إلى ذلك، يجب ترقيم صفحات الدفاتر تسلسلياً، و قبل استخدامها يجب ختم كل صفحة بختم الشهر العقاري و توقيع الموظف المختص.
الجهات المختصة بتوثيق دفاتر الشركات في مصر
فيما يتعلق بالدفاتر القانونية، فإنه يجب أن يتم توثيقها بواسطة مأمورية الشهر العقاري المختصة؛ بينما يجب أن تكون الدفاتر المالية موثقة من مكتب السجل التجاري المختص.
أهمية دفاتر الشركات
تشكل دفاتر الشركات عنصراً جوهرياً في المساءلة المالية و الإدارة الفعالة بالإضافة الى أنها تعتبر سجلات حيوية للشركات و المؤسسات، لأنها تضمن الدقة و الشفافية و الامتثال للمتطلبات القانونية. من خلال تسجيل المعاملات المالية و القانونية بدقة، كما أنها تساعد على منع الأخطاء و اكتشاف الاحتيال و توفير أساس متين لاتخاذ قرارات مستنيرة.